KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur to ogólnopolski system teleinformatyczny umożliwiający przedsiębiorcom wystawianie i otrzymywanie ustrukturyzowanych faktur drogą elektroniczną. Jak działa KSeF i od kiedy korzystanie z systemu będzie obligatoryjne dla wszystkich przedsiębiorców?
Od kiedy KSeF został wprowadzony przez Ministerstwo Finansów w 2022 roku, korzystanie z e-faktur było dobrowolne. Jednak od 2024 roku ulega to zmianie. Przewidziano dwa terminy obowiązkowego przystąpienia do platformy dla określonych grup podmiotów.
E-faktury w KSeF obowiązkowe już wkrótce
Krajowy System e-Faktur to narzędzie informatyczne stworzone w celu centralizacji rejestracji faktur, które ułatwia dostęp do dokumentacji sprzedaży firm, np. urzędnikom przeprowadzającym kontrole. Program umożliwia wystawianie i odbieranie ustrukturyzowanych faktur elektronicznych i łączy systemy fakturowania i księgowości.
Ujednolicenie dokumentów
Od chwili jego udostępnienia nie był obowiązkowy i każdy przedsiębiorca mógł samodzielnie zadecydować, czy chce korzystać z narzędzia. Od przyszłego roku przystąpienie do programu stanie się jednak obowiązkowe. Chociaż program na etapie pilotażowym wzbudzał nieco kontrowersji, nie można odmówić mu kilku istotnych zalet. Ujednolicenie dokumentów bez wątpienia ułatwia pracę i nie pozostawia miejsca na domysły i nieścisłości.
Usprawnienie obiegu dokumentów
Odnalezienie potrzebnych informacji na ustrukturyzowanych dokumentach jest zdecydowanie szybsze, ponieważ poszczególne dane zawsze muszą znajdować się w precyzyjnie określonym miejscu. Atutem programu jest również to, że e-faktury w KSeF mogą usprawnić obieg dokumentów w firmie i zmniejszyć ryzyko popełniania błędów oraz ułatwić cyfryzację dokumentacji.
Od kiedy KSeF będzie obowiązkowy?
Decyzją Ministerstwa Finansów przewidziano dwa terminy obligatoryjnego przystąpienia do platformy dla dwóch grup podmiotów:
- do 1 lipca 2024 roku z KSeF obowiązkowo muszą korzystać czynni podatnicy VAT
- do 1 stycznia 2025 roku obowiązek przystąpienia do KSeF w zakresie wystawiania faktur mają podatnicy zwolnieni podmiotowo oraz przedmiotowo z VAT (nievatowcy).
Korzystanie z systemu nie wymaga posiadania wiedzy informatycznej. W procesie logowania wystarczy podać podstawowe dane firmy, a autoryzacja odbywa się za pośrednictwem profilu zaufanego. Więcej o tym, jak działa KSeF i co warto wiedzieć o tym systemie, można przeczytać na Firmove.pl: https://firmove.pl/aktualnosci/finanse/ksiegowosc/ksef-w-pigulce.
Korzyści, które daje KSeF
Krajowy System e-Faktur poza tym, że pozwala na wystawianie faktur ustrukturyzowanych, sprawdza także, czy dokument jest zgodny z wymaganym standardem. Dostęp do danych jest odpowiednio zabezpieczony i by go uzyskać odbiorca faktury musi przejść proces uwierzytelnienia w KSeF lub podać dane dotyczące faktury. Rozwiązanie to stanowi ułatwienie nie tylko dla urzędników, którzy przeprowadzają kontrole, ale i przedsiębiorców, i kontrahentów. System pozwala między innymi na:
- usprawnienie obiegu dokumentów w firmie i między przedsiębiorstwami
- automatyzację procesów fakturowania
- łatwiejsze zarządzanie fakturami, dzięki ich ustandaryzowanej strukturze
- archiwizowanie faktur
- usprawnienie współpracy z kontrahentami
- uproszczenie czynności kontrolnych
- zwolnienie z obowiązku przekazywania plików JPK_FA na żądanie urzędu
- szybsze otrzymanie zwrotu podatku – czas oczekiwania wynosi 40, a nie 60 dni.
Warto dodać, że korzystanie z KSeF jest bezpłatne, a wiele programów wspierających zarządzanie księgowością umożliwia integrację z systemem.
