KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur to ogólnopolski system teleinformatyczny umożliwiający przedsiębiorcom wystawianie i otrzymywanie ustrukturyzowanych faktur drogą elektroniczną. Jak działa KSeF i od kiedy korzystanie z systemu będzie obligatoryjne dla wszystkich przedsiębiorców?
Od kiedy KSeF został wprowadzony przez Ministerstwo Finansów w 2022 roku, korzystanie z e-faktur było dobrowolne. Jednak od 2024 roku ulega to zmianie. Przewidziano dwa terminy obowiązkowego przystąpienia do platformy dla określonych grup podmiotów.
E-faktury w KSeF obowiązkowe już wkrótce
Krajowy System e-Faktur to narzędzie informatyczne stworzone w celu centralizacji rejestracji faktur, które ułatwia dostęp do dokumentacji sprzedaży firm, np. urzędnikom przeprowadzającym kontrole. Program umożliwia wystawianie i odbieranie ustrukturyzowanych faktur elektronicznych i łączy systemy fakturowania i księgowości.
Ujednolicenie dokumentów
Od chwili jego udostępnienia nie był obowiązkowy i każdy przedsiębiorca mógł samodzielnie zadecydować, czy chce korzystać z narzędzia. Od przyszłego roku przystąpienie do programu stanie się jednak obowiązkowe. Chociaż program na etapie pilotażowym wzbudzał nieco kontrowersji, nie można odmówić mu kilku istotnych zalet. Ujednolicenie dokumentów bez wątpienia ułatwia pracę i nie pozostawia miejsca na domysły i nieścisłości.
Usprawnienie obiegu dokumentów
Odnalezienie potrzebnych informacji na ustrukturyzowanych dokumentach jest zdecydowanie szybsze, ponieważ poszczególne dane zawsze muszą znajdować się w precyzyjnie określonym miejscu. Atutem programu jest również to, że e-faktury w KSeF mogą usprawnić obieg dokumentów w firmie i zmniejszyć ryzyko popełniania błędów oraz ułatwić cyfryzację dokumentacji.
Bądź na bieżąco.
Obserwuj nas na Google News!
Od kiedy KSeF będzie obowiązkowy?
Decyzją Ministerstwa Finansów przewidziano dwa terminy obligatoryjnego przystąpienia do platformy dla dwóch grup podmiotów:
- do 1 lipca 2024 roku z KSeF obowiązkowo muszą korzystać czynni podatnicy VAT
- do 1 stycznia 2025 roku obowiązek przystąpienia do KSeF w zakresie wystawiania faktur mają podatnicy zwolnieni podmiotowo oraz przedmiotowo z VAT (nievatowcy).
Korzystanie z systemu nie wymaga posiadania wiedzy informatycznej. W procesie logowania wystarczy podać podstawowe dane firmy, a autoryzacja odbywa się za pośrednictwem profilu zaufanego. Więcej o tym, jak działa KSeF i co warto wiedzieć o tym systemie, można przeczytać na Firmove.pl: https://firmove.pl/aktualnosci/finanse/ksiegowosc/ksef-w-pigulce.
Korzyści, które daje KSeF
Krajowy System e-Faktur poza tym, że pozwala na wystawianie faktur ustrukturyzowanych, sprawdza także, czy dokument jest zgodny z wymaganym standardem. Dostęp do danych jest odpowiednio zabezpieczony i by go uzyskać odbiorca faktury musi przejść proces uwierzytelnienia w KSeF lub podać dane dotyczące faktury. Rozwiązanie to stanowi ułatwienie nie tylko dla urzędników, którzy przeprowadzają kontrole, ale i przedsiębiorców, i kontrahentów. System pozwala między innymi na:
- usprawnienie obiegu dokumentów w firmie i między przedsiębiorstwami
- automatyzację procesów fakturowania
- łatwiejsze zarządzanie fakturami, dzięki ich ustandaryzowanej strukturze
- archiwizowanie faktur
- usprawnienie współpracy z kontrahentami
- uproszczenie czynności kontrolnych
- zwolnienie z obowiązku przekazywania plików JPK_FA na żądanie urzędu
- szybsze otrzymanie zwrotu podatku – czas oczekiwania wynosi 40, a nie 60 dni.
Warto dodać, że korzystanie z KSeF jest bezpłatne, a wiele programów wspierających zarządzanie księgowością umożliwia integrację z systemem.
